個資委託處理條款

幸會 Gladmet・2026 年 10 月 2 日版・適用於讓外部來賓在幸會報名、報到，或在幸會發問卷的活動主辦

1. 誰是誰

本條款的當事人是活動主辦（以下稱「主辦」）與 晨智達股份有限公司（統一編號 82790214）（幸會 Gladmet 的營運者，以下稱「我們」）。

依個人資料保護法第 4 條，我們在受主辦委託的範圍內所做的事，視同主辦所做的事。 我們不是另一個蒐集者，對這批資料沒有處分權，只能在主辦指示的範圍內處理，法院或其他機關依法律要求我們提供的時候除外。

報名者、現場報到者與問卷填答者要查閱、更正或刪除自己的資料，決定權在主辦。我們收到這類請求會轉給主辦，主辦決定了我們再執行，整個過程留紀錄。
有幾件事填答者自己按了就生效，不經過主辦：截止前修改問卷回答、撤回問卷回答（只標「已撤回」，內容主辦還看得到，不會刪），以及取消「願意收到主辦之後的課程與活動消息」。

2. 我們替主辦處理什麼

• 資料的類別：報名者與現場報到者的姓名、公司、職稱、電話、Email，以及主辦出的報名題目、他們填的答案、 攜伴人數、報到狀態、主辦自己加的接待備註。
• 目的：這場活動的聯繫與接待安排。
• 範圍：儲存、顯示給主辦與主辦指派的工作人員、寄送主辦要求的報名通知、 依主辦的操作匯出成檔案。
• 期間：保存到活動當天起算 12 個月。到期後由系統自動把上面這些資料全部抹掉， 只留下一筆沒有身分的紀錄（報到狀態與攜伴人數會留著），不必主辦動手。

課前問卷（報名在別處的課，主辦打開才有）：

• 資料的類別：填答者的姓名、公司、職稱，主辦出的課前題目與他們的回答，以及填答者有沒有撤回。
• 目的：這堂課的課前準備與聯繫。
• 範圍：儲存、顯示給主辦與主辦指派的工作人員、依主辦的操作匯出成檔案。每收到一份新填答，會用 LINE 通知這個主辦單位的管理者，通知裡有填答者的姓名與公司。我們不寄任何通知給填答者。
• 期間：保存到上課當天起算 12 個月，到期處理方式跟上面一樣。

課後問卷（主辦在哪一堂打開，那一堂才有）：

• 資料的類別：填答者的姓名、公司、職稱，主辦出的課後題目與他們的回答，以及填答者有沒有撤回；主辦有問「願意收到主辦之後的課程與活動消息」的話，還有填答者有沒有勾、勾與取消的時間。
• 目的：這堂課的課後回饋，以及改進之後的課程。對勾了這一項、而且還沒取消的人，另外包括把主辦之後的課程與活動通知他。
• 範圍：儲存、顯示給這個主辦單位的管理者、依主辦的操作匯出成檔案；主辦指派的工作人員看不到課後回答。我們不替主辦寄問卷連結，也不替主辦寄課程與活動消息，不寄任何通知給填答者。
• 期間：保存到上課當天起算 12 個月，到期後由系統把填答者的姓名、公司、職稱與回答全部抹掉，只留下一筆沒有身分的紀錄，不必主辦動手。勾與取消的紀錄另外算：勾的紀錄從填答者勾的那一堂上課當天起算，取消的紀錄從他取消那天起算。各滿 12 個月之後，只留下時間與告知版本，不再連到那個人，名單上也不再算他同意。之後他在主辦的哪一堂課再勾一次，就從那一堂重新算；沒有再勾，還要不要寄給他，要有主辦自己留的依據。

這一項勾一次，從勾的那一堂上課當天起算 12 個月內，對主辦所有的課都算；勾的人在主辦的任何一堂取消、撤回任何一堂的課後回答，或刪除幸會帳號，就對主辦所有的課一起取消。

用這一項的名單寄消息的是主辦，不是我們，所以下面幾件要由主辦做到：

• 只寄給名單上現在還算同意的人：勾了、還沒取消，而且從勾的那一堂上課當天起算還沒滿 12 個月。
• 只寄主辦之後的課程與活動消息。
• 每次寄之前，回幸會看一次最新狀態，或重新匯出一次。
• 有人取消，或直接跟主辦說不想再收，從那天起就不再寄。
• 寄出去的訊息要告訴對方怎麼表示不想再收。

主辦在門面填的 LINE 官方帳號網址，會出現在課後問卷送出後的畫面與現場報到完成的畫面。看到的人按下去加不加好友，是他跟主辦的官方帳號之間的事，那之後的訊息不經過我們，我們也看不到；我們只記這顆鈕被按了幾次，不記是誰按的。

同一個主辦單位辦的歷次活動，主辦看得到某位報名者參加過幾次。 主辦之間看不到彼此的名單。

3. 我們做了哪些保護

下面列的是實際做到的，沒做到的另外寫在後面。

• 資料庫不對一般網路開放連線：讀取或寫入要嘛經過我們的伺服器，要嘛來自我們自己指定的少數幾個位址（備份與系統維護用）。
• 名單匯出限管理者，下載連結 15 分鐘過期，社團名錄、活動名單（含課前問卷）與課後回饋的每一次匯出都會留下紀錄（誰、什麼時候、幾筆）。
• 我們會記錄身分驗證失敗的請求，用來發現異常存取。
• 資料庫每日排程備份，加密後保存。
• 到期刪除由系統自動執行。

我們目前沒有專責的資訊安全人員、定期滲透測試或第三方稽核。 這一段寫出來，是為了讓主辦知道自己委託的對象是什麼規模。

4. 還有誰會碰到這些資料

為了讓服務運作，下列服務商會在必要範圍內處理資料：

• Supabase：資料庫，位於日本東京。
• Cloudflare：網頁前端，以及把寄到 hello@gladmet.tw 的信轉進我們的信箱。
• LINE：登入、訊息推送，以及接收傳給官方帳號的訊息。
• Brevo：寄送報名確認與活動提醒的 Email。
• Google Workspace：我們的客服信箱；報名者或主辦寫信到 hello@gladmet.tw，信存在這裡。
• Microsoft OneDrive 與 Google Drive：存放每日備份，檔案在我們自己的電腦上加密之後才上傳。

幸會另外有五個 AI 功能，都要主動按下按鈕才會啟動，會把當次的內容送到 Anthropic 或 Google 處理， 詳見隱私權政策第 5 節。

其中四個不會碰到主辦的報名名單：它們處理的是按下按鈕的人自己的名片與訊息。

第五個是「AI 名單整理」，它會碰到。主辦按下之後，我們會把那一場報名者與現場報到者、或那一堂課前問卷填答者與現場報到者的職稱、公司，以及大家在報名頁或課前問卷填的答案送去處理，拿到結果就用完，不存進資料庫、也不會用在別的地方；撤回回答的人不送。主辦按下按鈕，等於指示我們把那一場或那一堂的名單交給上面那兩家處理；在個資法上，這是主辦委託我們、我們再委託他們。主辦沒有打開這個功能，或打開了沒有按下按鈕，這些資料都不會被送去做 AI 處理。課後問卷的回答，以及「願意收到主辦之後的課程與活動消息」這一項，一律不送。

要再增加服務商時，我們會先更新這一節並通知主辦。

5. 出事的時候

發生個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏，或我們發現自己違反個資法的時候， 我們會在知悉後儘速通知主辦，說明發生了什麼、影響哪些資料，以及我們採取了什麼補救措施。

我們沒有 24 小時值班，所以這裡不承諾具體時數。

6. 主辦可以指示我們

主辦可以隨時以書面（Email 到 hello@gladmet.tw 即可）要求我們：

• 停止處理某一批資料
• 刪除某一場活動的名單
• 提供某一場活動的處理與匯出紀錄（有哪些沒收錄進來，第 9 節有寫）

主辦認為我們的做法有問題，也可以直接要求更正。 反過來，我們如果認為主辦的指示違反個資法，會告訴主辦，並在釐清之前先不執行那項指示。

7. 結束的時候

主辦停止使用、要求我們刪除某一場活動的名單，或這份委託關係因其他原因結束時：

• 主辦可以在結束前把名單匯出帶走。
• 我們會刪除資料庫裡的那批資料。這裡的「刪除」是整筆不見，跟第 2 節保存期限到期時的 「抹掉身分欄位、留一筆空紀錄」是兩件事。
• 備份的部分：我們留最近 7 份每日備份，以及每個月 1 號那一份、留 12 個月； 另有只放在我們自己執行備份或更新系統的電腦裡、不上雲端的加密短期備份，每小時那份大約一天後刪除， 系統更新前那份最多留 10 份、大約一週後刪除。所以最久的情況，那批資料會在某一份月備份裡再存在 12 個月， 移除後雲端空間的回收區還會再留 1 到 2 個月才清空，合計約 14 個月。 例外是發生第 5 節那些狀況時：我們會從知悉當時還留著的備份裡，把狀況發生前最後一份與發生當天那份另外留下來當作調查證據， 從我們知悉的隔天起算保存 5 年，到期刪除，不跟著 12 個月的期限走。

8. 主辦要定期確認，我們提供工具

個資法施行細則第 8 條第 3 項要求委託方「定期確認受託者執行之狀況，並將確認結果記錄之」。 義務人是主辦。

我們提供一頁「資料流向與匯出紀錄」，把這場活動的資料類別、保存期限、經手的服務商， 以及我們有記錄到的匯出紀錄列出來，讓主辦有東西可以確認、可以留存。 那一頁上也會寫明哪些紀錄沒有收錄進來，主辦才不會把一份有缺口的紀錄當成完整的證據。

9. 這份條款做不到的事

寫在這裡，是因為主辦需要知道自己的風險在哪。

• 主辦下載的檔案我們收不回來（見第 7 節）。
• 成員匯出他自己的人脈清單，第 8 節那一頁上不會列。這是刻意不列的： 成員收進自己人脈清單的那些名片，在個資法上是他自己的紀錄，不是這個社團的資料。
• 截圖、複製貼上、把名單貼進聊天群組。這些我們這邊留不下紀錄， 資料一旦顯示在螢幕上，系統就管不到了。
• 主辦匯出之後才取消的人，檔案上看不出來。檔案上「願意收到之後的課程消息」那一欄只算到匯出那一刻，「狀態截至」那一欄寫著時間。每次寄之前，回幸會看一次最新的。
• 「願意收到主辦之後的課程與活動消息」要填答者自己勾。問卷頁上這一項預設不勾，主辦不能替他勾，也沒有地方可以把沒勾的人加進去。
• 這份條款不是免責書。對報名者而言，要負責的蒐集者還是主辦。 這份文件讓雙方的分工有依據，不會讓主辦對報名者的責任消失。
• 報名者本人才能同意的事，主辦代不了。例如讓報名者彼此看得到名片、 把某個人收進他自己的人脈清單，這些依個資法第 7 條第 2 項要當事人單獨表示同意， 所以我們把同意做在畫面上：那幾個地方都會有一顆要他自己按的按鈕。

10. 變更

這份條款有實質變更時，我們會在主辦下次開放對外報名、開一堂報名在別處的課，或打開課後問卷之前，請主辦重新確認一次。 主辦也可以隨時回到這一頁看最新版本。

11. 準據法

本條款以中華民國法律為準據法。因本條款發生爭議時，以臺灣臺北地方法院為第一審管轄法院。

相關文件：隱私權政策・服務條款

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